DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y MANEJO DE DATOS PERSONALES

DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. en ejecución de su actividad empresarial, recauda datos personales de terceros, trabajadores, asociados, contratistas, clientes y en general de cualquier tipo de persona natural o jurídica, por tal motivo para garantizar los derechos constitucionales y legales de las personas que han tenido a bien suministrarnos sus datos y de quienes nos los suministren en el futuro, LA COMPAÑÍA adopta las siguientes políticas de tratamiento de datos personales, en los términos de la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen.

1. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica, y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de hábeas data y protección de datos personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. tiene una relación comercial.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

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• Plataformas: Hace referencia a los desarrollos tecnológicos desplegados por LA COMPAÑÍA para el Cliente y a través del cual se realiza todo el proceso de ventas en línea por parte de los Usuarios.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El Responsable del Tratamiento de los datos personales es LA COMPAÑÍA, con domicilio en Cota: K.M. 3.5 Via Siberia Cota-Centro empresarial Metropolitano Edificio Centro de negocios Piso 3 oficinas B-24 y 25 PBX: (601)896 6088. El área encargada directamente de atender cualquier solicitud o novedad que se presente en los procesos de Tratamiento de Datos Personales es la Dirección Jurídica de LA COMPAÑÍA y el e-mail dispuesto para este fin es sgi@dataservic.com
3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA COMPAÑIA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
• Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
• Libertad: La recolección de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

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• Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
• Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todos los Colaboradores que trabajen en LA COMPAÑÍA y los encargados de la información están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo.

4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

El tratamiento que realizará LA COMPAÑÍA actuando como responsable y/o encargado será el de recolectar, compilar, compartir con terceros, transferir, transmitir en el territorio nacional o internacionalmente, procesar, organizar, analizar, estudiar, clasificar, almacenar, procesar, usar, administrar, circular si es el caso y disponer, los datos personales, atendiendo de forma estricta los lineamientos establecidos por la ley.

Especificaciones sobre la recolección;

Los datos objeto de Tratamiento se recolectarán de la siguiente manera:

Medios físicos: Ello cuando se realiza el suministro de la información por parte de los Titulares, de manera telefónica, por escrito, a través del diligenciamiento físico de formularios dispuestos por LA COMPAÑÍA o verbalmente.

Medios electrónicos: Se obtendrán los datos del Titular por medios electrónicos en los siguientes casos:

1. Cuando el Titular ingrese a las Plataformas de los Clientes de LA COMPAÑÍA y realice un registro con el fin de crear un usuario y acceder a los servicios de compra de productos en línea que allí se ofrecen.
2. Cuando el Titular ingrese a la página web de LA COMPAÑÍA y a través de esta le sean requeridos sus datos para acceder a ciertas funcionalidades de la página.

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VERSIÓN: 1

FECHA DE PUBLICACIÓN: 09/04/2025

3. Cuando se obtengan los datos del Titular a través de correo electrónico, aplicaciones móviles de comunicación, mensajes de texto (SMS) o notificaciones PUSH (mensajes instantáneos que recibirá en el dispositivo en el que ingrese a la Plataforma).

a)

Especificaciones sobre el almacenamiento

Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las Bases de datos de LA COMPAÑÍA y/o del Encargado y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas Bases de Datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.

No obstante, lo anterior, LA COMPAÑÍA podrá operar las bases de datos mediante un Encargado del Tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber a los titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal Encargado, de forma que el Titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a LA COMPAÑÍA como frente al Encargado del Tratamiento designado por ésta.

De igual manera, todos estos tratamientos pueden ocurrir en sistemas de información y redes cuyos servidores pueden estar dentro o fuera del territorio nacional. En ese orden, los datos recogidos pueden ser almacenados en los servidores de LA COMPAÑÍA o en servidores de empresas que prestan servicios para el almacenamiento de información, los cuales pueden estar fuera del territorio nacional lo que puede requerir una Transferencia internacional y/o tratamiento de estos datos fuera del país de residencia del Titular.

La información recopilada se usará en la forma descrita en el siguiente punto.

5. USO (FINALIDAD) DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA EN LAS BASES DE DATOS:

La información personal que ha recopilado LA COMPAÑÍA y/o el Encargado desde el inicio de sus operaciones y la que recopile en adelante, se usará para los siguientes fines:

5.1. En relación con la base de datos de candidatos a empleados, empleados, contratistas, exempleados y ex contratistas de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. :

1. a) Cumplir el Objeto de la relación laboral, civil o comercial que se hubiere adquirido con los Titulares.
2. b) Conservar y administrar la información de la relación laboral o comercial con los Titulares. c) Publicar y difundir en la página web de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. o en cualquier Otro medio de difusión, los perfiles académicos profesionales de los Titulares.
3. d) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos del personal de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
4. e) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
5. f) Mantener la seguridad de las instalaciones de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y de quienes allí laboran.
6. g) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación laboral o comercial.
7. h) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. i) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
8. j) Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados o contratistas de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de estos.
9. k) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
10. l) Proteger la salud de los empleados y contratistas de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
11. m) Cumplir el objeto social de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
12. n) Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o «Lista Clinton»), SARLAFT, SAGRAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
13. o) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras.
14. p) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. ceda su posición contractual.
15. q) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.
16. r) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
17. s) Para la evaluación y desarrollo de procesos de selección y su histórico. t) Para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S., tales como: manejo administrativo de la relación laboral, pagos de nómina, afiliaciones, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales, entre otras.
18. u) Para dar atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus representantes o derecho habientes, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el titular esté o hubiere estado vinculado.
19. v) Para participar en procesos de contratación pública o privada, y atender las condiciones o exigencias de dichos concursos, licitaciones, manifestaciones de interés públicas o privadas, precalificaciones públicas o privadas, presentación de propuestas, y en general, a la inscripción o participación en cualquier proceso de selección de contratación público o privado.
20. w) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
21. x) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.
22. y) Proteger la salud de los empleados de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y de quienes concurran a sus instalaciones

5.2. En relación con las bases de datos de clientes actuales, antiguos, futuros y aliados comerciales:

1. a) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
2. b) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
3. c) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
4. d) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
5. e) La difusión de los casos o asuntos atendidos por DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. que hayan sido exitosos y representativos.
6. f) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.
7. g) El cumplimiento del objeto social de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares.
8. h) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. , aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales o internacionales que DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de responsables.
9. i) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. puedan ser de interés del Titular.
10. j) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.

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1. k) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. , tenga el interés de vender o comercializar en cualquier forma los datos como un activo o bien de naturaleza comercial.
2. l) Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S., para 1o cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la policía Nacional, contraloría, Interpol, FBI, SONT list (o «Lista Clinton»), SARLAFT, así como las redes sociales y correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
3. m) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial y/o comportamiento como consumidor. n) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
4. o) Para realizar reportes ante las bases de datos de operadores de información crediticios y de naturaleza comercial.
5. p) Para gestionar el pago de sumas remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal.
6. q) Para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad.
7. r) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a entidades gubernamentales nacionales y/o internacionales para los proyectos que gestionen tales entidades.
8. s) Para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y/o de Terceros aliados comerciales.
9. t) Proteger la salud de los empleados de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y de quienes concurran a sus instalaciones.

5.3. En relación con la base de datos de futuros, eventuales, actuales y antiguos accionistas:

1. a) El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
2. b) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades.
3. c) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
4. d) La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.
5. e) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
6. f) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S., aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales e internacionales que DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de responsables.
7. g) Con el fin de preservar la seguridad de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S., analizar y verificar la información de los accionistas de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
8. h) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
9. i) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
10. j) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
11. k) Para el ejercicio de desarrollo de los derechos del accionista y de la operación de la asamblea general de accionistas.
12. l) Proteger la salud de los empleados de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y de quienes concurran a sus instalaciones.

5.4 En relación con la base de datos proveedores de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.:

1. a) Cumplir el objeto de la relación civil o comercial que se hubiere adquirido con los Titulares.
2. b) Conservar y administrar la información de la relación comercial con los Titulares.
3. c) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos de los proveedores de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
4. d) Mantener la seguridad de las instalaciones de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. de quienes allí laboran.
5. e) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación comercial.
6. f) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
7. g) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
8. h) Verificar conflictos de intereses en empleados, accionistas o contratistas de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de estos.
9. i) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a proveedores de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
10. j) Proteger la salud de los empleados de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. y de quienes concurran a sus instalaciones.
11. k) Cumplir el objeto social de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.
12. l) Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o «Lista Clinton»), SARLAFT, SAGRAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
13. m) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras
14. n) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. ceda su posición contractual.
15. o) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.
16. p) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
17. q) Para la evaluación y desarrollo de procesos de selección de proveedores y su histórico.
18. r) Para gestionar revisar el pago de sumas por labores remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal.
19. s) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades.
20. t) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
21. u) La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales
22. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

De acuerdo con las normas constitucionales y legales, el Titular de la información recopilada en nuestras Bases de datos cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a LA COMPAÑÍA o frente al o los Encargado(s) del Tratamiento de Datos personales que obre por cuenta de LA COMPAÑÍA como Responsable del Tratamiento:

6.1. Acceder de manera gratuita a sus Datos personales, así como conocerlos, actualizarlos, rectificarlos, corregirlos y suprimirlos, siguiendo los procedimientos establecidos más adelante.

6.2. Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de los Datos personales, excepto en el caso en que ella se presuma por haberse usado mecanismos alternos de comunicación, como lo prevé el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

6.3. Obtener información sobre el uso que se ha dado a su información personal.

6.4. Acudir ante las autoridades, especialmente ante la Superintendencia Delegada para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de solicitar y exigir el amparo de los derechos que le confieren las Leyes.

6.5. Revocar, en cualquier momento, la autorización para el Tratamiento de sus Datos personales, modificarla o condicionarla. Así mismo, solicitar la supresión del dato, su modificación o aclaración, salvo que sea necesaria la información por razones legales o contractuales.

7. DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

LA COMPAÑÍA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA COMPAÑÍA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. LA COMPAÑÍA atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

8. AUTORIZACIÓN

LA COMPAÑÍA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición, tales como:

• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales. Para el caso de Usuarios a través de la aceptación del contenido de la presente Política dentro de la Plataforma previo a la creación de un usuario en la misma.
• De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales o cuando acepte mediante la Política de Tratamiento de datos.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible:

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA COMPAÑÍA informará al Titular:

• Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, LA COMPAÑÍA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

Para este fin, LA COMPAÑÍA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas, en aras de buscar la protección, seguridad y confidencialidad de los datos personales a los que se tiene acceso.

10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA COMPAÑÍA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, LA COMPAÑÍA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS:

Con el fin salvaguardar los derechos de los Titulares de la información que reposa en nuestras Bases de datos, y la que se recopile en adelante directamente o mediante un Encargado, LA COMPAÑÍA establece los siguientes procedimientos:

11.1. El Titular de la información (entendiéndose por Titular la persona natural que suministró la información, sus causahabientes y/o apoderados) podrá solicitar en cualquier tiempo, dentro de los horarios de atención de la compañía comprendidos entre las 8:00 am y las 5:00 pm, de lunes a viernes en días hábiles de forma electrónica, información (consultas) sobre los datos personales que registran las Bases de datos de LA COMPAÑÍA y sobre las autorizaciones concedidas.

11.2. Así mismo, el Titular podrá elevar peticiones o reclamaciones sobre aclaración, corrección, modificación, rectificación o supresión de datos; revocación o condicionamiento de autorizaciones para el Tratamiento, acompañando los documentos o pruebas que pretenda hacer valer.

11.3. Para ejercer las prerrogativas a que se refieren los numerales anteriores, el Titular deberá enviar un correo electrónico a xxxxxxxx@xxxxxxx.com identificándose plenamente, a fin de que LA COMPAÑÍA pueda corroborar que el peticionario es el Titular de la información.

En la solicitud se debe precisar:

11.3.1. Nombre completo y correcto del Titular y/o su apoderado, si es el caso.

11.3.2. Identificación del Titular y de su representante, en el evento en que actúe a través de apoderado.

11.3.3. Dato o autorización que se quiere conocer, corregir, modificar, suprimir o revocar, con indicación clara y detallada de la forma en que se pide hacer la corrección o modificación.

11.3.4. Correo electrónico donde el Titular recibirá respuesta.

11.4. No obstante, si lo considera, y con el único fin de establecer la identidad plena del peticionario y Titular de la información, LA COMPAÑÍA podrá requerir para que se identifique, antes de proceder a responderle.

11.5. La respuesta a las consultas a que se refiere el numeral 10.1., será enviada por LA COMPAÑÍA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.6. La respuesta a las reclamaciones a que se refiere el numeral 6.2, se dará por LA COMPAÑÍA en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. POLÍTICA DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con el fin salvaguardar los derechos de los Titulares de la información que reposa en nuestras Bases de datos, y la que se recopile en adelante, LA COMPAÑÍA establece los siguientes procedimientos, en relación con la seguridad en el tratamiento de datos personales:

12.1 Almacenamiento de la información. La información que se recolecta de los Usuarios, Clientes, empleados y proveedores, se encuentra almacenada y protegida en los equipos de trabajo, computadores de escritorio y/o portátiles de los Colaboradores de la sociedad LA COMPAÑÍA y del Encargado los cuales cuentan con claves de acceso personal que se encuentran vinculadas a cada perfil de cada usuario.

12.2 Uso y acceso del servidor. La información de las bases de datos sistematizadas se encuentra almacenada y sólo podrá ser consultada por los empleados autorizados, quienes podrán acceder al sistema únicamente con el usuario designado y una clave de seguridad, la cual es de carácter secreto e intransmisible.

12.3 Uso y acceso al archivo físico. La información de las bases de datos almacenada en el archivo físico de LA COMPAÑIA solo podrá ser consultada por los empleados autorizados. El acceso a la información de las bases de datos personales está restringido de acuerdo con las funciones de cada empleado, de tal manera que las bases de datos personales sólo pueden ser consultadas si tiene relación directa con las funciones a cargo del empleado.

12.4 Confidencialidad de la información. En relación con la confidencialidad de la información LA COMPAÑÍA mantiene bajo reserva, absoluta confidencialidad y sin revelación a terceras personas no autorizadas, la información de los titulares de información personal que hagan parte de las bases de datos de LA COMPAÑÍA. Esta información tendrá carácter de confidencial, cualquiera sea el medio bajo el cual haya sido facilitada, comprendiendo la información vertida en software o en medios de almacenamiento electrónico. Adicionalmente LA COMPAÑÍA incluye dentro de los contratos que suscribe con sus proveedores, cláusulas estrictas de confidencialidad y de protección de datos personales en donde se establece el deber de custodia y protección de los datos personales que deben atender y seguir los proveedores y demás personas jurídicas y naturales que reciban dicha información en calidad de encargados del tratamiento. El acceso a la información de datos personales es restringido según el perfil de cada usuario (empleados), el cual se crea al momento de ingresar a trabajar a la compañía y tiene habilitados únicamente los accesos necesarios en virtud del perfil de cargo a desempeñar dentro de LA COMPAÑÍA.

12.5 Medidas de seguridad: LA COMPAÑÍA aplica todas las medidas necesarias para mantener la seguridad de la información y para la reducción de riesgos de incidentes de seguridad.

12.6 Manejo de Incidentes de seguridad: Si ocurren incidentes de seguridad de la información personal, LA COMPAÑÍA se compromete a adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

LA COMPAÑÍA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente, LA COMPAÑÍA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados cuando:

• Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA COMPAÑÍA.
• Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando LA COMPAÑÍA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

• Los alcances y finalidades del tratamiento.
• Las actividades que el Encargado realizará en nombre de la COMPAÑÍA
• Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato.
• El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
• La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
• Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA COMPAÑÍA como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.

LA COMPAÑÍA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

14. LA COMPAÑÍA COMO ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el marco de la relación comercial o contractual que LA COMPAÑÍA establece con sus Clientes el Cliente en su calidad de Responsable de los Datos Personales de los Colaboradores que ingresan a las Herramientas Tecnológicas, encarga a LA COMPAÑÍA el Tratamiento de dichos datos, conforme a lo previsto en los acuerdos comerciales y contractuales que determinan los términos y condiciones bajo los cuales se presta el servicio por parte de DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. al Cliente.

En ese orden, LA COMPAÑÍA actúa como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, cuando los Usuarios que ingresan a las Herramientas Tecnológicas del Cliente de LA COMPAÑÍA, suministran sus datos en el momento en que crean un usuario, se registran o inician sesión en el ambiente tecnológico de las Herramientas Tecnológicas, con el fin de realizar la compra de los productos allí dispuestos.

El Cliente, es Responsable en primera instancia del Tratamiento, pues es quien dispone de su marca, de su nombre, de sus productos, de su establecimiento comercial, y la relación comercial de compraventa de los bienes surge entre el Cliente y el Usuario. No obstante, DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. se encarga de operar las Herramientas Tecnológicas y adelantar todas las gestiones para que todo el proceso de compra se ejecute correctamente, lo que implica necesariamente la recolección de datos de Usuarios, para adelantar el proceso señalado.

Teniendo en cuenta lo anterior, en los casos en que DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S. actúe como Encargado de los Datos Personales, tendrá como deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
• Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Respetar los manuales y políticas de tratamiento de datos personales y de seguridad de la información del Responsable del tratamiento de datos personales.

15.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Todos los derechos reservados DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.

La política de Tratamiento de Datos personales a que se refiere este documento estará vigente a partir del 19 abril de 2025, pero podrá ser modificada en cualquier momento por LA COMPAÑÍA, en cuyo caso se comunicará lo pertinente a los Titulares.

JESÚS ALEXANDER GONZÁLEZ CLAVIJO

Representante Legal.

DATASERVICIOS Y COMUNICACIONES S.A.S.